Czy mała firma potrzebuje intranetu?
Z naszego doświadczenia – zdecydowanie tak.
W DataRiseLab jesteśmy zespołem liczącym bisko 40 osób. Pracujemy nad projektami z obszaru danych. I mimo, że codziennie pracujemy w oparciu o nowoczesne technologie, to… brakowało nam jednego miejsca, gdzie informacje byłyby poukładane i łatwo dostępne.
Nie chodzi o rocket science. Raczej o odpowiedzi na proste, codzienne pytania:
- Jak uzupełnić TimeSheet?
- Jak zgłosić urlop?
- Gdzie znaleźć materiały marketingowe?
- Jakie mamy zasady poleceń pracowników/projektów?
- Kto odpowiada za dany obszar w organizacji?
- Co nowego dzieje się w firmie?
i tak się zaczęło.
Pomysł z potrzeby – dojrzewający od dawna
Pomysł stworzenia intranetu nie pojawił się nagle – krążył w firmie od jakiegoś czasu.
Kilka osób już wcześniej sygnalizowało, że przydałoby się wspólne, uporządkowane miejsce, gdzie można szybko znaleźć wszystkie kluczowe informacje. Tym impulsem okazał się onboarding naszej koleżanki Anety – która, wchodząc do organizacji z świeżym spojrzeniem, zauważyła brak jednego spójnego źródła wiedzy. Zamiast zostawić to jako luźną myśl, podjęła temat i zaczęła działać.
„Brakowało mi miejsca, gdzie są zebrane zasady i polityki obowiązujące w DRL. Takie rzeczy jak wystawianie faktur, logowanie czasu, zgłaszanie urlopu – są częścią onboardingu, ale przy ilości informacji na początku trudno to wszystko zapamiętać.”
Aneta
Zapytała wprost naszego CEO – Kamila czy możemy coś z tym podziałać?
Jak się okazało – mogliśmy. I powinniśmy.
Bo wiele contetu już istniało – wystarczyło go tylko zebrać, uporządkować i nadać mu właściwą formę. Aneta wzięła na siebie koordynację, a projekt szybko nabrał tempa.
Intranet – czyli… co właściwie?
Od początku wiedzieliśmy, że nie robimy tego „dla zasady”. Chodziło o stworzenie żyjącej bazy wiedzy – dostępnej dla każdego, przydatnej na co dzień. Dlatego postanowiliśmy oprzeć intranet o SharePointa zintegrowanego z Microsoft Teams.
Kto to zrobił?
To był projekt… który nie miał formalnego zespołu projektowego. Ale miał ludzi, którzy chcieli.
💡 Paweł – zaproponował integrację intranetu z Teams i brał udział w pierwszych dyskusjach koncepcyjnych, pomagając ułożyć ogólną logikę działania systemu.
🧩 Aneta – koordynowała całość i zebrała wszystko w Plannera, dzieląc zadania na mniejsze kroki.
🔧 Marcin – odpowiadał za stronę techniczną, postawienie intranetu na SharePoint, integrację z Teams, zarządzanie dostępami.
🎨 Aga – ogarnęła layout i strukturę wizualną, żeby całość była przejrzysta i spójna.
🧠 Headzi działów – tworzyli content w swoich obszarach.
Co ważne – nikt z nas wcześniej nie budował intranetu.
Uczyliśmy się w trakcie. Działaliśmy po trochu, w międzyczasie. Nie było wielkiego kickoffu, nie było deadline’u. Ale z tygodnia na tydzień powstawała struktura, pojawiały się treści, rosła wartość.
„Zaproponowałem integrację z Teams, bo to nasze naturalne środowisko pracy. Chodziło o prostotę i łatwy dostęp dla każdego.”
Paweł
„Najtrudniejsze było zacząć – bo wiadomo, każdy ma swoje projekty, tematy, zadania. Ale jak tylko pojawił się pierwszy szkielet, każdy dołożył coś od siebie. To była naprawdę fajna współpraca. No i satysfakcja ogromna, kiedy to zaczęło działać!”
Aneta
„Technicznie postawiliśmy wszystko na SharePoint, mając go w pakiecie Microsoft 365, a integracja z Teamsami była dla nas kluczowa. Chcieliśmy, żeby dostęp był prosty – bez logowania się gdzieś dodatkowo. Dla mnie ważne było też to, żeby to nie był system 'na twardo’ – tylko coś, co można rozwijać, edytować, dodawać treści bez udziału działu IT. Zadbaliśmy więc o prostą strukturę uprawnień i możliwość współtworzenia zawartości przez różnych członków zespołu.”
Marcin
„Chciałam, żeby intranet był nie tylko praktyczny, ale też intuicyjny i lekki wizualnie. SharePoint daje sporo możliwości. Postawiliśmy na prosty układ, kolory spójne z identyfikacją wizualną marki, powtarzalne elementy na podstronach i logiczne menu. Dla mnie najważniejsze było to, żeby każdy – niezależnie od poziomu technicznego – mógł się tam odnaleźć. To nie ma być intranet 'dla wtajemniczonych’, tylko miejsce, do którego chce się wracać.”
Agnieszka
To naprawdę proste!
Choć słowo intranet może brzmieć poważnie, jego stworzenie wcale nie musi być skomplikowane – zwłaszcza gdy korzysta się z SharePointa. To narzędzie, które mamy w ramach pakietu Microsoft 365, daje nam ogromne możliwości.
Można korzystać z gotowych szablonów albo tworzyć własne układy stron – wszystko zależy od potrzeb. SharePoint ma przyjazny, intuicyjny edytor treści – działa trochę jak PowerPoint. Dodawanie tekstów, grafik, dokumentów, linków czy przycisków odbywa się metodą „przeciągnij i upuść”, bez znajomości kodu i technikaliów.
Co ważne – to nie jest zamknięty system. Każda osoba, która ma odpowiednie uprawnienia, może samodzielnie edytować zawartość stron: dodać nowy dokument, zmienić opis sekcji, wrzucić aktualne materiały czy utworzyć nową podstronę. Dzięki temu nasz intranet naprawdę żyje – rozwija się razem z firmą i nie wymaga żadnego „zewnętrznego wsparcia technicznego”.
Co się znajduje w naszym intranecie?
Nasz intranet podzielony jest na logiczne, tematyczne sekcje – tak, by każdy szybko znalazł to, czego potrzebuje. Każda podstrona odpowiada na realne potrzeby pracowników i została przygotowana przez osoby, które na co dzień pracują w danym obszarze.
Już na pierwszy rzut oka wiadomo, z czym mamy do czynienia – każda sekcja zaczyna się krótkim tekstem powitalnym, który wyjaśnia, co znajduje się na stronie i do czego służą poszczególne materiały. Dzięki temu nawet nowa osoba może się łatwo odnaleźć.
Znajdują się tu m.in.:
- aktualności z życia firmy – ważne wydarzenia, informacje o nowych projektach, sukcesach zespołów,
- dostęp do najważniejszych dokumentów i szablonów,
- praktyczne instrukcje i procedury przygotowane przez działy np. administracji, projektowy, analityczny, Data&BI itd.
- miejsce do zgłaszania pomysłów i oddolnych inicjatyw,
- formularze do zgłaszania problemów technicznych czy zapotrzebowań,
- uporządkowane materiały onboardingowe i szkoleniowe.
i wiele, wiele więcej.
Home Page
Zakładka „Administracja i HR”
A co dalej?
To nie jest zamknięty projekt. Intranet żyje i będzie się rozwijać razem z firmą.
Każdy obszar ma „właściciela”. Treści są tworzone przez osoby, które na co dzień pracują w danych działach. To nie jest „kopiuj-wklej z internetu”, tylko nasza wiedza, nasze doświadczenie i nasze procesy.
Co z tego wynika?
Jeśli jesteś w małej firmie i myślisz, że „intranet to tylko dla dużych” – pomyśl jeszcze raz.
Nie musisz mieć dedykowanego zespołu IT. Nie musisz mieć specjalistów od UX i architektury informacji. Wystarczy:
- ktoś, kto zobaczy potrzebę,
- kilka osób, które dołączą,
- odrobina czasu w tygodniu,
- i wspólny cel.
W naszym przypadku ten pomysł narodził się z onboardingu. A teraz… pomaga każdemu onboarding przejść łatwiej. To chyba najlepsze podsumowanie.