W branży IT skuteczne budżetowanie to nie tylko wyznaczanie ogólnych celów przychodowych i kosztowych. Aby precyzyjnie zarządzać finansami, kluczowe jest uwzględnienie czynników specyficznych dla projektów, takich jak zróżnicowane usługi, koszty pracy powiązane z konkretnymi inicjatywami oraz właściwe przypisywanie kosztów pośrednich (narzutów). Przyjrzyjmy się, dlaczego tak istotne jest planowanie przychodów według rodzaju usług, powiązanie kosztów pracy z projektami oraz świadome zarządzanie narzutami.
1. Planowanie przychodów według typu usługi
Przychody w firmach IT rzadko są wartością uniwersalną. Zazwyczaj pochodzą z różnych źródeł, takich jak:
-
Rozwiązania SaaS
(np. platformy chmurowe, narzędzia analityczne),
-
Usługi konsultingowe i wdrożeniowe,
-
Projekty tworzenia oprogramowania na zamówienie,
-
Licencjonowane produkty własnościowe.
Każdy z tych obszarów ma swój własny cykl sprzedaży, marżę zysku i sezonowość. Podział przychodów według kategorii (np. subskrypcje SaaS kontra tworzenie oprogramowania na zamówienie) pozwala firmom:
- Zidentyfikować, które linie biznesowe są najbardziej rentowne, a które osiągają słabsze wyniki.
- Dostosować strategie marketingowe i sprzedażowe do specyficznych cech każdego segmentu
- Dokładniej prognozować przepływy pieniężne w oparciu o modele płatności dla każdej usługi (np. płatności z góry za subskrypcje vs. płatności etapowe za projekty wdrożeniowe).
Jeśli przychody są traktowane jako pojedyncza, niepodzielona kwota, może to zniekształcić prawdziwy obraz finansowy firmy. Zamiast podejmować strategiczne decyzje, zasoby mogą być przydzielane nieefektywnie – na przykład nadmiernie inwestując w mniej rentowne obszary, podczas gdy obszary o wysokim potencjale są zaniedbywane.
2. Koszty pracy według projektu
W branży IT wydatki związane z zatrudnieniem (wynagrodzenia, świadczenia, premie) często stanowią największą część budżetu. Oto jak skutecznie nimi zarządzać:
- Budżetowanie na poziomie projektu
- Stawki rozliczeń wewnętrznych
- Koszty szkoleń i rozwoju
Wyraźnie określ, ile godzin (lub ekwiwalentów pełnego etatu) będzie wymagać każda inicjatywa. W przypadku firm konsultingowych lub firm produkujących oprogramowanie dokładne śledzenie czasu może określić, czy projekt jest dochodowy. Systemy ewidencji czasu pracy to dobra praktyka, pozwalająca firmom monitorować rzeczywiste obciążenie pracą oraz powiązane z tym koszty w czasie rzeczywistym.
W przypadku projektów realizowanych na zewnątrz, przypisanie każdemu pracownikowi wewnętrznej stawki rozliczeniowej może być bardzo pomocne. Ułatwia to obliczenie całkowitego kosztu pracy nad projektem oraz ocenę jego rentowności na podstawie godzin.
W IT rozwój umiejętności (np. szkolenia i certyfikacje) nie jest opcjonalny – to konieczność. Koszty te powinny być uwzględnione w budżetach zarówno na poziomie działów, jak i projektów. Pomaga to także firmom planować harmonogramy zatrudnienia i zapewnić dostępność specjalistów w odpowiednim czasie.
Dzięki tak szczegółowemu podejściu firmy zyskują jasny obraz tego, które projekty przynoszą solidny zwrot z inwestycji, a które mogą wymagać restrukturyzacji, ograniczenia zakresu lub całkowitego wycofania z portfolio.
3. Zarządzanie kosztami ogólnymi (kosztami pośrednimi)
Koszty ogólne w firmach IT zazwyczaj obejmują:
- Koszty administracyjne (np. HR, księgowość),
- Utrzymanie biura lub ogólne narzędzia pracy (np. licencje, subskrypcje),
- Koszty zarządzania,
- Wydatki na marketing i PR (jeśli nie są powiązane z konkretnymi produktami lub kampaniami).
Jak te koszty mogą być sprawiedliwie rozdzielone między projekty i działy? To kluczowe pytanie w kontekście:
- Dokładna rentowność projektów
- Sprawiedliwy podział kosztów między działami
- Lepsze decyzje inwestycyjne
Gdy narzuty są źle alokowane, pozorne „zyski” z projektu mogą zniknąć po uwzględnieniu rzeczywistych kosztów prowadzenia działalności.
Różne działy (np. R&D, sprzedaż) w różnym stopniu korzystają ze wspólnych zasobów, takich jak wsparcie back-office. Wykorzystanie kluczy alokacji – takich jak procent przychodu, liczba pracowników czy liczba przepracowanych godzin – pomaga zapewnić sprawiedliwy podział kosztów. Dzięki temu unika się sytuacji, w której jeden dział zostaje nieproporcjonalnie obciążony wydatkami.
Znając pełny koszt projektów (w tym narzuty), firmy mogą trafniej ocenić, które z nich generują największą wartość. Przykładowo, produkt, który na papierze wydaje się bardzo rentowny, w rzeczywistości może wiązać się ze znacznymi kosztami wsparcia, które drastycznie obniżają jego marżę.
Do najczęstszych metod alokacji narzutów należą: liczba pracowników w projekcie lub dziale, całkowita liczba przepracowanych godzin albo procent ogólnych przychodów. Niezależnie od wybranej metody, ważne jest, aby zasady te były ustalane wspólnie z liderami projektów, zarządem i zespołem finansowym.
Dlaczego to takie ważne?
- Przejrzystość finansowa
- Planowanie strategiczne
- Zaufanie inwestorów
- Zarządzanie ryzykiem
Dokładne zestawienie przychodów i kosztów, w tym kosztów ogólnych, eliminuje domysły z podejmowania decyzji. Firmy uzyskują dostęp do prawdziwych danych, które wspierają lepsze zarządzanie projektami, priorytetami i zasobami.
To podejście pomaga firmom zidentyfikować, które usługi lub produkty mają największy potencjał wzrostu (np. wysokie marże i popyt rynkowy), a które obszary wymagają restrukturyzacji lub dodatkowych inwestycji.
Szczegółowe analizy finansowe i przejrzyste dane na temat rentowności projektów budują zaufanie inwestorów i zwiększają szanse na uzyskanie korzystnego finansowania.
Zrozumienie, jak koszty (w tym narzuty) są rozłożone między projektami, ułatwia przewidywanie i ograniczanie ryzyk – na przykład skutków utraty kluczowego klienta.
Wnioski
Dla firm IT działających na konkurencyjnym rynku, szczegółowe planowanie przychodów, powiązanie kosztów pracy z konkretnymi projektami oraz staranne zarządzanie kosztami ogólnymi są kluczowe. Praktyki te umożliwiają podejmowanie trafniejszych decyzji inwestycyjnych, wspierają długoterminowy rozwój strategiczny i pomagają utrzymać zdrowe marże zysku. Dodatkowo sprzyjają lepszej współpracy między działami oraz zwiększają przejrzystość, co ostatecznie prowadzi do zrównoważonego rozwoju firmy i bardziej zadowolonego zespołu.